○下妻市文書取扱規程

平成18年3月15日

訓令第1号

下妻市文書取扱規程(平成2年下妻市訓令第2号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第8条)

第2章 公文例式(第9条―第14条)

第3章 文書の受領及び配布(第15条―第24条)

第4章 文書の起案及び決裁(第25条―第34条)

第5章 文書の施行(第35条―第40条)

第6章 文書の整理、保存及び廃棄(第41条―第53条)

第7章 補則(第54条・第55条)

付則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、下妻市(以下「市」という。)における文書(図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。以下同じ。)の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 部等 下妻市部等設置条例(平成17年下妻市条例第25号)第1条に規定する部等をいう。

(3) 係 組織規則第2条第1項に規定する室及び係をいう。

(4) 部長 第1号に規定する部等の長をいう。

(5) 課長 第2号に規定する課の長をいう。

(6) 課長補佐 組織規則第4条第2項に規定する課長補佐をいう。

(7) 係長 第3号に規定する係の長をいう。

(8) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。

(9) 主管課 文書の内容に係る事案を所掌する課をいう。

(事務処理の原則)

第3条 事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。

(文書記述の原則)

第4条 文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(1) 法令(条例、規則等を含む。以下同じ。)の規定により様式を縦書きと定めているもの

(2) 他の官公署が様式を縦書きと定めているもの

(3) 慣習上、横書きでは不適当であると認められるもの

(4) その他総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が特に縦書きを適当であると認めるもの

2 文書の作成に当たって用いる漢字、仮名遣い等は、次に掲げるところによるものとし、その表現は、正確かつ簡明でなければならない。

(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)

(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)

(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)

(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)

(文書取扱いの原則)

第5条 文書の取扱いに当たっては、その責任を明らかにし、迅速かつ的確に行わなければならない。

2 文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、受渡しを確実に行い、汚損又は紛失しないよう注意しなければならない。

3 文書は、ファイリングシステム(文書を必要に応じ即座に利用し得るよう体系的に整理して保管し、保存又は廃棄に至るまでの一連の制度をいう。以下同じ。)により管理するものとし、常に所在が明らかであるようにしなければならない。

(総務課長及びくらしの窓口課長の職務)

第6条 総務課長は、文書事務の管理が適正かつ能率的に遂行されるよう常に留意し、適切な指導、調整及び改善を行わなければならない。

2 条例、規則及び訓令の原本(条例及び規則にあっては下妻市公告式条例(昭和29年下妻市条例第3号。以下「公告式条例」という。)第2条第1項及び第3条の規定により市長が署名したもの、訓令にあっては公告式条例第4条第1項の規定により市長印を押印したものをいう。)は、総務課長が保管するものとする。

3 市民部くらしの窓口課長(以下「くらしの窓口課長」という。)は、千代川庁舎における文書の受領、配布、発送等に関する事務を行うものとする。

(課長の職務)

第7条 課長は、当該課の文書事務が適正かつ能率的に遂行されるよう常に留意しなければならない。

(文書取扱主任)

第8条 課に、文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、課の庶務を所掌する係長(係を置かない課にあっては、庶務を所掌する職員)をもって充てる。

3 文書取扱主任は、文書の収受、配布、発送等に関する事務を行うものとする。

第2章 公文例式

(文書の種類)

第9条 文書の種類は、令達文書及び一般文書とする。

2 令達文書の種別は、次の各号に掲げるとおりとし、その定義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するものをいう。

(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づき制定するものをいう。

(3) 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づく処分又は決定を公示するものをいう。

(4) 公告 告示以外で一定の事項を公示するものをいう。

(5) 指令 特定の者に対し、法令の規定又は職務上の権限に基づき、許可、認可、命令等の処分をするものをいう。

(6) 訓令 所属の機関に対して命令するもので公示するものをいう。

(7) 訓 所属の機関に対して命令するもので公示しないもの及び所属の職員に対して命令するものをいう。

(8) 諮問 法令の規定に基づき、公の機関又は団体に対しその意見を求めるものをいう。

3 一般文書は、令達文書以外の文書とする。

(文書の用例)

第10条 文書の用例は、別に定める。

(令達番号及び文書番号)

第11条 令達文書には、次の各号に掲げるものについて、当該各号に定めるところにより、市名又は記号及び種別並びに令達番号を記載するものとする。

(1) 条例、規則、告示、公告及び訓令 総務部総務課(以下「総務課」という。)において令達番号簿(様式第1号)に登録する番号を令達番号とし、その番号の前に市名及び令達文書の種別を冠する。

(2) 指令、訓及び諮問 主管課において令達番号簿に登録する番号を令達番号とし、その番号の前に別表第1に規定する課を表示する記号及び令達文書の種別を冠する。

2 一般文書には、記号及び文書番号を記載するものとする。この場合において、主管課において文書番号簿(様式第2号)に登録する番号を文書番号とし、その番号の前に別表第1に規定する課を表示する記号を冠するものとする。

3 前2項の場合において、条例、規則、告示、公告及び訓令の令達番号にあっては暦年ごとに、指令、訓及び諮問の令達番号並びに一般文書の文書番号にあっては会計年度ごとに一連番号を付するものとする。

(文書の日付)

第12条 施行する文書の日付は、特に定めるものを除き、発送日とする。

(文書の施行者名)

第13条 文書は、市長名をもって施行するものとする。ただし、軽易な文書又は庁内に発する文書については、当該文書の決裁権者名をもって施行することができる。

(主管課等の表示)

第14条 施行する文書には、必要に応じ、当該文書に係る主管課及び担当の名称、電話番号等を表示するものとする。

第3章 文書の受領及び配布

(文書の受領)

第15条 本庁舎(第2庁舎を含む。以下同じ。)に到達した文書は総務課長が、千代川庁舎に到達した文書はくらしの窓口課長が受領する。ただし、次に掲げる場合は、この限りでない。

(1) 使送、会議等により受領する場合

(2) 申請、届出等で直接受領する場合

(3) ファクシミリにより受領する場合

(4) 電子メールにより受領する場合

2 本庁舎及び千代川庁舎以外に置かれる課に到達した文書は、当該課の文書取扱主任が受領する。

3 郵便料金の未払又は不足の文書が到達したときは、公務に関するものと認められるものに限り、その未払又は不足の料金を負担して受領することができる。

(受領文書の配布)

第16条 総務課長及びくらしの窓口課長(前条第1項各号の場合にあっては、文書を受領した者)は、その受領した文書を開封しないで主管課に配布するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、配布先が明らかでない文書については、開封することができる。この場合において、開封した文書に現金、有価証券、郵便切手、収入印紙等が添付されているときは、書留等受領簿(様式第3号)に添付物の種別、金額、種類等を登録して主管課に配布し、受領者の署名又は押印を求める。

3 郵便法(昭和22年法律第165号)に定める書留、配達証明、内容証明等の文書を受領したときは、書留等受領簿に登録して主管課に配布し、受領者の署名又は押印を求める。

4 不服申立て、訴訟その他権利の得喪又は変更に関係があると認められる文書で、特に到達時刻を明らかにする必要があるものについては、前項の規定を準用するほか、書留等受領簿に到達時刻を登録する。

5 2以上の課に関係する文書は、最も関係が深いと認められる課に配布する。

(文書の配布の方法)

第17条 文書は、原則として総務課に備付けの文書区分箱により配布するものとする。

2 文書取扱主任は、1日1回以上、前項の文書区分箱から文書の配布を受けなければならない。

(文書の開封)

第18条 文書取扱主任は、前2条の規定により配布を受けた文書について、直ちにこれを開封するものとする。この場合において、次の各号に掲げる文書があるときは、直ちにこれを当該各号に掲げる課に配布し、又は回付しなければならない。

(1) 当該課において処理することが不適当であると認められる文書 最も適当であると認められる課

(2) 誤って配布を受けた文書 総務課又は市民部くらしの窓口課

(配布文書の処理)

第19条 文書取扱主任は、配布を受けた文書については、前条各号に該当する文書を除き、その余白に受付印(様式第4号)を押印し、文書受付簿(様式第5号)に登録するものとする。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

(1) 刊行物、ポスターその他これらに類するもの

(2) あいさつ状、招待状その他これらに類するもの

(3) 郵便はがき(権利の得喪又は変更に関係があると認められるものを除く。)

(4) 受付印を押印することが不適当であると認められる文書

(5) その他内容が軽易であると認められる文書

2 前項の規定は、前条第1号に該当して配布を受けた文書について準用する。

3 文書取扱主任は、他の課に関係があると認める重要な文書については、その写しを作成し、当該関係がある課に配布するものとする。

(親展文書及び個人あての文書の配布等)

第20条 第18条の規定にかかわらず、文書取扱主任(第15条第1項各号の場合にあっては、当該文書を受領した者)は、親展文書及び個人あての文書を受領したときは、これを開封しないで(第15条第1項第3号の場合を除く。)名あて人に配布する。

2 前項の規定により文書の配布を受けた者は、当該文書を開封し(第15条第1項第3号の場合を除く。)、当該文書が前条に規定する手続を行うべきものと認めるときは、これを文書取扱主任に回付する。

(課長の閲覧)

第21条 文書取扱主任は、配布を受けた文書について、第19条の規定による手続を行った後、供覧印(様式第6号)を押印して課長の閲覧に供するものとする。この場合において、開封した文書にその封筒を添付することが事案の処理上必要であると認めるときは、当該封筒を添付するものとする。

(収受文書の配布)

第22条 課長は、前条の規定により閲覧に供された文書について、処理方針を指示して担当者に配布するものとする。この場合において、特に重要な文書については、配布する前に市長、副市長、主管の部長等の閲覧に供し、処理方針について指示を受けるものとし、また、他の課に関係があると認める重要な文書の処理については、当該関係がある課長と協議するものとする。

(勤務時間外における文書の受領)

第23条 勤務時間外に到達した文書の受領は、当直員が行うものとする。

2 当直員は、その勤務中に受領した文書を本庁舎にあっては総務課長に、千代川庁舎にあってはくらしの窓口課長に引き継がなければならない。ただし、電報その他急を要する文書については、当直員において所定の手続をして名あて人又は主管課に配布することができる。

(返送文書の処理)

第24条 第16条の規定は、返送された文書の処理について準用する。

第4章 文書の起案及び決裁

(事案の処理)

第25条 事案の処理は、起案用紙(様式第7号)に処理案を記載し、決裁を経ることによって行う。

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げるものは、起案用紙によらないことができる。

(1) 処理について一定の帳票が定められているもの

(2) 軽易なもの又は定例に属するもので、処理案を当該文書の余白に朱書すること等により処理できるもの

(起案用紙による起案)

第26条 起案用紙による起案に当たっては、次の要領によるほか、その様式に従い必要な事項を記載しなければならない。

(1) 決裁区分欄には、下妻市事務決裁規程(平成2年下妻市訓令第1号。以下「事務決裁規程」という。)に定めるところにより決裁区分を表示すること。

(2) 合議欄には、合議先を記載すること。

(3) 件名欄には、起案の内容が容易に把握できる簡潔な件名を表示すること。この場合において、当該件名の次に「(伺い)」と表示すること。

(4) 起案の理由及び起案までの経過(庁議に付議された事案については、特にその決定内容)並びに関係法令の条項及び関係書類を付記し、又は添付すること。ただし、軽易なもの又は定例に属するものについては、これらの全部又は一部を省略することができる。

(回議)

第27条 起案文書は、当該事案の決裁区分に従い、起案者から順次回議して決裁を受けるものとする。

2 起案者又はその上司は、起案文書の内容が秘密を要するもの、急を要するもの又は特に説明を要するものであるときは、当該起案文書を自ら持ち回り、決裁を受けなければならない。

3 回議を受けた上司は、起案文書の内容に異議があるときは、当該内容の変更、廃案又は保留の処分を命ずることができる。

(合議)

第28条 当該事案が他の係、課又は部等に関係がある起案文書は、次に掲げる順序により合議しなければならない。

(1) 他の係に合議するときは、主管の係長の押印後とすること。

(2) 他の課に合議するときは、主管の課長の押印後とすること。

(3) 他の部等に合議するときは、主管の部長の押印後とすること。

(同時合議)

第29条 合議先が2以上の係、課又は部等にわたる起案文書については、当該起案文書及び必要に応じ添付書類等の写しを作成し、同時に合議することができる。この場合において、当該起案文書の写しには、同時に合議している旨を表示するものとする。

(合議を受けた場合の処理)

第30条 合議を受けた場合は、起案文書の内容を検討し、次に掲げるところにより処理するものとする。

(1) 起案文書の内容に異議がないときは、当該起案文書の所定の欄に押印し、起案者に回付すること。

(2) 起案文書の内容に異議があるときは、意見を記載した適宜の用紙を当該起案文書に添付し、関係者と協議すること。この場合において、意見が一致しないときは、上司に回議する。

2 合議を受けた起案文書の結果を知ろうとするときは、当該起案文書の合議欄に記載された役職名の下に「要再回」と朱書するものとする。

(総務課長の審査)

第31条 次に掲げる起案文書は、決裁権者(市長及び副市長を除く。)の押印後、又は第28条及び第29条の規定による合議を経た後、総務課長の審査に付さなければならない。

(1) 令達文書(指令、訓及び諮問を除く。)

(2) 法令の解釈及び運用に関するもの

(3) 不服申立て(補正命令等の軽易なものを除く。)及び訴訟に関するもの

(4) その他異例に属するもの

2 総務課長は、審査に付された起案文書について、違法性、不当性の有無その他の内容について審査し、調整するものとする。

3 前条第2項の規定は、前項の場合において準用する。

(変更等)

第32条 合議を受けた者、審査をした者又は決裁権者は、起案文書の内容に変更を加えたときは、当該箇所に押印しなければならない。この場合において、変更を加えようとする者は、あらかじめその旨を起案者に連絡しなければならない。ただし、用字、用語等の軽易な補正に係るものについては、この限りでない。

2 前項の規定により、起案文書の内容に変更が生じたときは、起案者は、その変更前の合議及び審査に係る関係者にその旨を連絡しなければならない。廃案又は保留となったときも同様とする。

(代決)

第33条 事務決裁規程第8条の規定により代決するときは、決裁者欄に「代決」と表示し、代決者が押印しなければならない。

(決裁)

第34条 決裁権者は、決裁をしたときは、起案文書の所定の欄に押印し、決裁の年月日を記載するものとする。ただし、市長決裁又は副市長専決の起案文書にあっては、主管課において決裁の年月日を記載するものとする。

2 前項の場合において、決裁権者は、合議又は審査の過程において当該起案文書の内容に変更が加えられたとき、又は意見があったときは、所要の調整を行うものとする。

第5章 文書の施行

(浄書)

第35条 施行する文書の浄書は、主管課において行うものとする。

(印刷)

第36条 浄書した文書又は帳票等で印刷を必要とするものは、総務課において印刷するものとする。ただし、緊急その他特別の理由があると認められるときは、主管課において印刷し、又は外部に発注して印刷することができる。

2 総務課に印刷を依頼しようとするときは、印刷依頼票(様式第8号)に印刷原稿を添付し、総務課長に提出しなければならない。

(公印及び契印の押印)

第37条 施行する文書には、公印及び契印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書は、公印及び契印の押印を省略することができる。

(1) 公告式条例の規定により公布し、又は公表する文書

(2) 職員のみを構成員とする会議の通知、庁内の各課に対する事務連絡等の文書

(3) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡

(4) 通知、照会等で印刷した同文の文書

(5) その他軽易な文書

2 公印を押印するときは、施行する文書に決裁文書を添付して公印の保管者に提示し、その承認を受けなければならない。

3 許可書、認可書、契約書等の権利の得喪又は変更に関係があると認められる文書については、2枚以上にわたるときは割印の押印又はこれに代わるべき処理を、訂正したときは訂正印の押印をそれぞれしなければならない。

(文書の発送の方法)

第38条 文書の発送は、郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号。以下「信書法」という。)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便(以下「郵便等」という。)によるものとし、総務課において行う。ただし、特別の理由がある場合は、あらかじめ総務課長の承認を得て、主管課において発送することができる。

2 前項の規定にかかわらず、使送し、運送便を利用し、ファクシミリ若しくは電子メールにより送信し、又は会議において配布する方法等により文書を発送することができる。

(文書の発送の手続)

第39条 郵便等により発送する文書は、主管課において次に掲げる処理を行った後、総務課に提出するものとする。

(1) 封筒又ははがきの表面に送付先を明記し、封筒にあっては、封かんすること。

(2) 郵便物又は信書法第2条第3項に規定する信書便物の種類、形状、重量等により区分し、それぞれの個数を示すこと。

(3) 郵便法に定める郵便物の特殊取扱を要するものについては、「書留」、「配達証明」、「内容証明」等の表示をすること。

2 郵便料金は、原則として料金後払とする。ただし、必要に応じ郵便切手等を使用することができる。

(経由文書の処理)

第40条 各課において経由文書を受け取ったときは、当該文書の余白に経由印(様式第9号)を押印し、文書経由簿(様式第10号)に登録する番号を付して進達しなければならない。

第6章 文書の整理、保存及び廃棄

(文書の保管単位)

第41条 文書の保管単位は、課とする。ただし、事務室の状況等により、総務課長が他の保管単位によることが適当であると認めるときは、この限りでない。

(ファイリング責任者)

第42条 前条の保管単位に、ファイリング責任者1人を置く。

2 ファイリング責任者は、課長補佐(課長補佐を置かない課にあっては、課の庶務を所掌する係長)をもって充てる。

3 ファイリング責任者は、課におけるファイリングシステムの維持管理に関する事務を行うものとする。

(ファイリング担当者)

第43条 第41条の保管単位に、ファイリング担当者を置くことができる。

2 ファイリング担当者は、課長が指名する者をもって充てる。

3 ファイリング担当者は、ファイリング責任者を補佐する。

(保管用具)

第44条 文書の整理及び保管に当たっては、3段キャビネット(以下「キャビネット」という。)及びファイリング用具を使用するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、キャビネットに収納することが不適当であると認められる文書については、総務課長と協議の上、その他の保管庫、図面庫、書棚等に収納することができる。この場合において、職員は、当該文書の名称、収納場所等を記載した文書所在カード(様式第11号)をキャビネットの所定の位置に保管しなければならない。

(文書の保管及び整理)

第45条 文書は、個別フォルダーに収納し、キャビネットの所定の位置に保管するものとする。この場合において、個別フォルダーには、文書名を記載したラベルをはらなければならない。

2 キャビネットは、原則として、上段及び中段の引き出しに現年度文書を、下段の引き出しに前年度文書を収納するものとする。

(ファイル管理表の作成)

第46条 課長は、文書の管理を適切に行うため、毎年度、ファイル管理表(様式第12号)及びファイル管理表総括表(様式第13号)を作成し、総務課長に提出しなければならない。

(文書の保存期間)

第47条 文書の保存期間は、次の区分によるものとする。

(1) 永年

(2) 10年

(3) 5年

(4) 3年

(5) 1年

2 前項に定める文書の保存期間の基準は、別表第2のとおりとする。ただし、法令で保存期間、時効等が定められているものについては、この限りでない。

(保存期間の起算)

第48条 文書の保存期間は、会計年度によるものは文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から、暦年によるものは文書が完結した日の属する年の翌年の4月1日から起算する。

(文書の引継ぎ)

第49条 課長は、当該課の事務室において保管する必要がなくなった文書で、引き続き保存すべきものについて、保存期間別に区分し、文書保存箱(以下「保存箱」という。)に収納するとともに、当該保存箱に課名、年度区分、保存箱番号、保存期間等を表示し、書庫に引き継ぐものとする。ただし、総務課長が特に認めるときは、この限りでない。

(保存文書の閲覧及び貸出し)

第50条 主管課以外の職員が保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとするときは、当該主管の課長の承認を得なければならない。

2 職員は、保存文書の閲覧又は貸出しを受けたときは、これを転貸し、取り替え、又は改ざんしてはならない。

(保存期間の延長)

第51条 課長は、職務の遂行上必要があると認めるときは、保存期間が満了する前に、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。

2 課長は、前項の規定により保存期間を延長するときは、あらかじめ総務課長と協議するものとする。

(保存文書の廃棄)

第52条 保存期間が満了し、又は永年保存文書のうち保存の必要がないと認められるものは、主管課において廃棄しなければならない。

2 前項の場合において、廃棄する文書に下妻市情報公開条例(平成13年下妻市条例第5号)第7条各号に規定する非公開情報及び下妻市個人情報保護条例(平成16年下妻市条例第24号)第13条各号に規定する不開示情報に該当するおそれがある情報が記録されているときは、当該情報が漏えいしないよう留意しなければならない。

(書庫の管理)

第53条 書庫の管理は、各課が管理するものを除き、総務課長が行うものとする。

2 書庫内においては、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

第7章 補則

(法令による適用除外)

第54条 法令の規定により、文書の分類、作成、保存、廃棄その他の文書の取扱いに関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては、当該事項については、当該法令の定めるところによる。

(その他)

第55条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、市長が別に定める。

付 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際、現に使用している帳票その他の様式で直ちに改正し難いものについては、残品の限度で使用することができる。

付 則(平成19年訓令第3号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

付 則(平成19年訓令第13号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

付 則(平成21年訓令第5号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

付 則(平成22年訓令第6号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成22年11月30日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際、現に使用している帳票その他の様式で直ちに改正し難いものについては、残品の限度で使用することができる。

付 則(平成23年訓令第4号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

付 則(平成24年訓令第4号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

付 則(平成26年訓令第4号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

付 則(平成28年訓令第1号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

別表第1(第11条関係)

課を表示する記号

部等名

課名

記号

市長公室

秘書課

企画課

市民協働課

市協

総務部

総務課

消防交通課

消通

財政課

市民部

税務課

収納課

市民課

市民

くらしの窓口課

く窓

生活環境課

生環

保健福祉部

福祉課

子育て支援課

子支

介護保険課

介保

保険年金課

保年

保健センター

保セ

経済部

農政課

農政

商工観光課

商観

建設部

建設課

都市整備課

都整

上下水道課

上下水

 

会計課

別表第2(第47条関係)

文書保存期間基準表

1 永年

(1) 条例、規則及び訓令の制定及び改廃に関する文書

(2) 市議会の議決、承認、認定若しくは同意又は市議会への報告に関する文書

(3) 市行政の総合企画、総合調整及び運営に関する基本方針の決定並びにその変更に関する文書

(4) 市の組織の設置及び廃止に関する文書

(5) 事務事業の計画及び実施方針の決定並びにこれらの変更に関する文書で特に重要なもの

(6) 告示及び公告に関する文書で特に重要なもの

(7) 法律関係が10年を超える契約、覚書、協定その他の権利義務に関する文書

(8) 通知、協議、照会、回答、依頼、申請その他の文書で将来の例証となるもののうち特に重要なもの

(9) 許可、認可、承認等の行政処分に関する文書で特に重要なもの

(10) 訴訟、不服申立て及び調停に関する文書で重要なもの

(11) 土地収用に関する文書で重要なもの

(12) 損失補償及び損害賠償に関する文書で特に重要なもの

(13) 職員の任用、賞罰等に関する文書で重要なもの

(14) 年金、退職手当及び公務災害補償等の裁定及び認定に関する文書

(15) 儀式、表彰及び褒賞に関する文書で特に重要なもの

(16) 市有財産の取得、管理又は処分に関する文書で重要なもの

(17) 予算、決算、出納その他の財務会計に関する文書で特に重要なもの

(18) 特に重要な工事の執行に関する文書(設計図書を含む。)

(19) 市の廃置分合、境界変更等に関する文書

(20) 調査研究及び統計に関する文書並びに年報で特に重要なもの

(21) 前各号に掲げる文書に類するものその他永年保存が必要であると認められる文書

2 10年

(1) 事務事業の計画及び実施方針の決定並びにこれらの変更に関する文書で重要なもの

(2) 告示及び公告に関する文書で重要なもの

(3) 法律関係が5年を超える契約、覚書、協定その他の権利義務に関する文書(永年に属するものを除く。)

(4) 通知、協議、照会、回答、依頼、申請その他の文書で将来の例証となるもののうち重要なもの

(5) 許可、認可、承認等の行政処分に関する文書で重要なもの

(6) 訴訟、不服申立て及び調停に関する文書

(7) 土地収用に関する文書

(8) 損失補償及び損害賠償に関する文書で重要なもの

(9) 職員の任用、賞罰等に関する文書

(10) 職員の服務及び給与に関する文書で特に重要なもの

(11) 儀式、表彰及び褒賞に関する文書で重要なもの

(12) 市有財産の管理又は処分に関する文書

(13) 予算、決算、出納その他の財務会計に関する文書で重要なもの

(14) 市税の賦課及び徴収に関する文書で重要なもの

(15) 重要な工事の執行に関する文書(設計図書を含む。)

(16) 調査研究及び統計に関する文書並びに年報で重要なもの

(17) 前各号に掲げる文書に類するものその他10年保存が必要であると認められる文書

3 5年

(1) 請願及び陳情に関する文書で重要なもの

(2) 告示及び公告に関する文書

(3) 契約、覚書、協定その他の権利義務に関する文書(永年又は10年に属するものを除く。)

(4) 通知、協議、照会、回答、依頼、申請その他の文書で将来の例証となるもの

(5) 監査及び検査に関する文書で重要なもの

(6) 許可、認可、承認等の行政処分に関する文書

(7) 不服申立て及び調停に関する文書で軽易なもの

(8) 損失補償及び損害賠償に関する文書

(9) 職員の任用、賞罰等に関する文書で軽易なもの

(10) 職員の服務及び給与に関する文書で重要なもの

(11) 儀式、表彰及び褒賞に関する文書

(12) 市有財産の管理又は処分に関する文書で軽易なもの

(13) 予算、決算、出納その他の財務会計に関する文書

(14) 市税の賦課及び徴収に関する文書

(15) 工事の執行に関する文書(設計図書を含む。)

(16) 前各号に掲げる文書に類するものその他5年保存が必要であると認められる文書

4 3年

(1) 事務事業の計画及び実施方針の決定並びにこれらの変更に関する文書

(2) 請願及び陳情に関する文書

(3) 契約、覚書、協定その他の権利義務に関する文書で軽易なもの

(4) 通知、協議、照会、回答、依頼、申請その他の文書

(5) 監査及び検査に関する文書

(6) 許可、認可、承認等の行政処分に関する文書で軽易なもの

(7) 損害賠償に関する文書で軽易なもの

(8) 職員の服務及び給与に関する文書

(9) 儀式、表彰及び褒賞に関する文書で軽易なもの

(10) 予算、決算、出納その他の財務会計に関する文書で軽易なもの

(11) 市税の賦課徴収に関する文書で軽易なもの

(12) 調査研究及び統計に関する文書並びに年報

(13) 官報及び茨城県報

(14) 前各号に掲げる文書に類するものその他3年保存が必要であると認められる文書

5 1年

(1) 事務事業の計画及び実施方針の決定並びにこれらの変更に関する文書で軽易なもの

(2) 通知、協議、照会、回答、依頼、申請その他の文書で軽易なもの

(3) 職員の服務及び給与に関する文書で軽易なもの

(4) 調査研究及び統計に関する文書並びに年報で軽易なもの

(5) 月報、日報、日誌等

(6) 前各号に掲げる文書に類するものその他1年保存が必要であると認められる文書

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下妻市文書取扱規程

平成18年3月15日 訓令第1号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3類 行政一般/第4章
沿革情報
平成18年3月15日 訓令第1号
平成19年3月30日 訓令第3号
平成19年9月25日 訓令第13号
平成21年3月30日 訓令第5号
平成22年11月30日 訓令第6号
平成23年3月30日 訓令第4号
平成24年3月30日 訓令第4号
平成26年3月31日 訓令第4号
平成28年3月25日 訓令第1号