(趣旨)

第1条　この訓令は、下妻市(以下「市」という。)における文書(図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。以下同じ。)の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(事務処理の原則)

第3条　事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。

(文書記述の原則)

第4条　文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(文書取扱いの原則)

第5条　文書の取扱いに当たっては、その責任を明らかにし、迅速かつ的確に行わなければならない。

(総務課長の職務)

第6条　総務課長は、文書事務の管理が適正かつ能率的に遂行されるよう常に留意し、適切な指導、調整及び改善を行わなければならない。

(課長の職務)

第7条　課長は、当該課の文書事務が適正かつ能率的に遂行されるよう常に留意しなければならない。

(文書取扱主任)

第8条　課に、文書取扱主任を置く。

(文書の種類)

第9条　文書の種類は、令達文書及び一般文書とする。

(文書の用例)

第10条　文書の用例は、別に定める。

(令達番号及び文書番号)

第11条　令達文書には、次の各号に掲げるものについて、当該各号に定めるところにより、市名又は記号及び種別並びに令達番号を記載するものとする。

(文書の日付)

第12条　施行する文書の日付は、特に定めるものを除き、発送日とする。

(文書の施行者名)

第13条　文書は、市長名をもって施行するものとする。ただし、軽易な文書又は庁内に発する文書については、当該文書の決裁権者名をもって施行することができる。

(主管課等の表示)

第14条　施行する文書には、必要に応じ、当該文書に係る主管課及び担当の名称、電話番号等を表示するものとする。

(文書の受領)

第15条　本庁舎に到達した文書は総務課長が受領する。ただし、次に掲げる場合は、この限りでない。

(受領文書の配布)

第16条　総務課長(前条第1項各号の場合にあっては、文書を受領した者)は、その受領した文書を開封しないで主管課に配布するものとする。

(文書の配布の方法)

第17条　文書は、原則として総務課に備付けの文書区分箱により配布するものとする。

(文書の開封)

第18条　文書取扱主任は、前2条の規定により配布を受けた文書について、直ちにこれを開封するものとする。この場合において、次の各号に掲げる文書があるときは、直ちにこれを当該各号に掲げる課に配布し、又は回付しなければならない。

(配布文書の処理)

第19条　文書取扱主任は、配布を受けた文書については、前条各号に該当する文書を除き、その余白に受付印(様式第4号)を押印し、文書受付簿(様式第5号)に登録するものとする。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

(親展文書及び個人あての文書の配布等)

第20条　第18条の規定にかかわらず、文書取扱主任(第15条第1項各号の場合にあっては、当該文書を受領した者)は、親展文書及び個人あての文書を受領したときは、これを開封しないで(第15条第1項第3号の場合を除く。)名あて人に配布する。

(課長の閲覧)

第21条　文書取扱主任は、配布を受けた文書について、第19条の規定による手続を行った後、供覧印(様式第6号)を押印して課長の閲覧に供するものとする。この場合において、開封した文書にその封筒を添付することが事案の処理上必要であると認めるときは、当該封筒を添付するものとする。

(収受文書の配布)

第22条　課長は、前条の規定により閲覧に供された文書について、処理方針を指示して担当者に配布するものとする。この場合において、特に重要な文書については、配布する前に市長、副市長、主管の部長等の閲覧に供し、処理方針について指示を受けるものとし、また、他の課に関係があると認める重要な文書の処理については、当該関係がある課長と協議するものとする。

(勤務時間外における文書の受領)

第23条　勤務時間外に到達した文書の受領は、当直員が行うものとする。

(返送文書の処理)

第24条　第16条の規定は、返送された文書の処理について準用する。

(事案の処理)

第25条　事案の処理は、起案用紙(様式第7号)に処理案を記載し、決裁を経ることによって行う。

(起案用紙による起案)

第26条　起案用紙による起案に当たっては、次の要領によるほか、その様式に従い必要な事項を記載しなければならない。

(回議)

第27条　起案文書は、当該事案の決裁区分に従い、起案者から順次回議して決裁を受けるものとする。

(合議)

第28条　当該事案が他の係、課又は部等に関係がある起案文書は、次に掲げる順序により合議しなければならない。

(同時合議)

第29条　合議先が2以上の係、課又は部等にわたる起案文書については、当該起案文書及び必要に応じ添付書類等の写しを作成し、同時に合議することができる。この場合において、当該起案文書の写しには、同時に合議している旨を表示するものとする。

(合議を受けた場合の処理)

第30条　合議を受けた場合は、起案文書の内容を検討し、次に掲げるところにより処理するものとする。

(総務課長の審査)

第31条　次に掲げる起案文書は、決裁権者(市長及び副市長を除く。)の押印後、又は第28条及び第29条の規定による合議を経た後、総務課長の審査に付さなければならない。

(変更等)

第32条　合議を受けた者、審査をした者又は決裁権者は、起案文書の内容に変更を加えたときは、当該箇所に押印しなければならない。この場合において、変更を加えようとする者は、あらかじめその旨を起案者に連絡しなければならない。ただし、用字、用語等の軽易な補正に係るものについては、この限りでない。

(代決)

第33条　事務決裁規程第8条の規定により代決するときは、決裁者欄に「代決」と表示し、代決者が押印しなければならない。

(決裁)

第34条　決裁権者は、決裁をしたときは、起案文書の所定の欄に押印し、決裁の年月日を記載するものとする。ただし、市長決裁又は副市長専決の起案文書にあっては、主管課において決裁の年月日を記載するものとする。

(浄書)

第35条　施行する文書の浄書は、主管課において行うものとする。

(印刷)

第36条　浄書した文書又は帳票等で印刷を必要とするものは、総務課において印刷するものとする。ただし、緊急その他特別の理由があると認められるときは、主管課において印刷し、又は外部に発注して印刷することができる。

(公印及び契印の押印)

第37条　施行する文書には、公印及び契印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書は、公印及び契印の押印を省略することができる。

(文書の発送の方法)

第38条　文書の発送は、郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号。以下「信書法」という。)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便(以下「郵便等」という。)によるものとし、総務課において行う。ただし、特別の理由がある場合は、あらかじめ総務課長の承認を得て、主管課において発送することができる。

(文書の発送の手続)

第39条　郵便等により発送する文書は、主管課において次に掲げる処理を行った後、総務課に提出するものとする。

(経由文書の処理)

第40条　各課において経由文書を受け取ったときは、当該文書の余白に経由印(様式第9号)を押印し、文書経由簿(様式第10号)に登録する番号を付して進達しなければならない。

(文書の保管単位)

第41条　文書の保管単位は、課とする。ただし、事務室の状況等により、総務課長が他の保管単位によることが適当であると認めるときは、この限りでない。

(ファイリング責任者)

第42条　前条の保管単位に、ファイリング責任者1人を置く。

(ファイリング担当者)

第43条　第41条の保管単位に、ファイリング担当者を置くことができる。

(保管用具)

第44条　文書の整理及び保管に当たっては、3段キャビネット(以下「キャビネット」という。)及びファイリング用具を使用するものとする。

(文書の保管及び整理)

第45条　文書は、個別フォルダーに収納し、キャビネットの所定の位置に保管するものとする。この場合において、個別フォルダーには、文書名を記載したラベルをはらなければならない。

(ファイル管理表の作成)

第46条　課長は、文書の管理を適切に行うため、毎年度、ファイル管理表(様式第12号)及びファイル管理表総括表(様式第13号)を作成し、総務課長に提出しなければならない。

(文書の保存期間)

第47条　文書の保存期間は、次の区分によるものとする。

(保存期間の起算)

第48条　文書の保存期間は、会計年度によるものは文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から、暦年によるものは文書が完結した日の属する年の翌年の4月1日から起算する。

(文書の引継ぎ)

第49条　課長は、当該課の事務室において保管する必要がなくなった文書で、引き続き保存すべきものについて、保存期間別に区分し、文書保存箱(以下「保存箱」という。)に収納するとともに、当該保存箱に課名、年度区分、保存箱番号、保存期間等を表示し、書庫に引き継ぐものとする。ただし、総務課長が特に認めるときは、この限りでない。

(保存文書の閲覧及び貸出し)

第50条　主管課以外の職員が保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとするときは、当該主管の課長の承認を得なければならない。

(保存期間の延長)

第51条　課長は、職務の遂行上必要があると認めるときは、保存期間が満了する前に、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。

(保存文書の廃棄)

第52条　保存期間が満了し、又は永年保存文書のうち保存の必要がないと認められるものは、主管課において廃棄しなければならない。

(書庫の管理)

第53条　書庫の管理は、各課が管理するものを除き、総務課長が行うものとする。

(法令による適用除外)

第54条　法令の規定により、文書の分類、作成、保存、廃棄その他の文書の取扱いに関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては、当該事項については、当該法令の定めるところによる。

(その他)

第55条　この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、市長が別に定める。